Użytkownicy
Użytkownicy są to osoby korzystające z systemu w ramach danego konta. Mogą oni zarządzać obiektami, cenami, klientami i rezerwacjami oraz korzystają z kalendarza i raportów. Dostęp do systemu może być możliwy nawet dla wielu użytkowników w ramach jednego konta. Możesz korzystać samodzielnie z systemu jak również razem z innymi osobami, które zostaną przez Ciebie do tego upoważnione.
Obiektami w systemie mogą być pokoje, apartamenty i domy, najprościej mówiąc to jest to co wynajmujesz. Obiekty są zatem niezbędne do założenia rezerwacji, a w dalszym etapie na ich podstawie budowany jest kalendarz oraz system raportowania.
Cenniki przyśpieszają proces rezerwacyjny dzięki użyciu zdefiniowanych wcześniej cen. Cenniki powiązane są z obiektami i wykorzystuje się je podczas zakładania rezerwacji. Dla każdego obiektu można zdefiniować kilka cenników w różnych wariantach cenowych. W systemie występuje kilka wersji cenników tzw. predefiniowane, natomiast użytkownik może uzupełnić je cenami, które będą później uwzględniane przy zakładaniu rezerwacji.
Klient jest potrzebny do założenia rezerwacji, a w dalszym etapie na zarządzanie jego rezerwacjami oraz częściową personalizację procesu rezerwacyjnego. System posiada możliwość wyszukiwania wcześniej utworzonych klientów wraz z opcją ich modyfikacji.
Rezerwacje są jednym z kluczowych elementów systemu. Na ich podstawie jest tworzony kalendarz tzw. grafik i generowane są raporty. Proces rezerwacyjny został tak przygotowany aby zawierał wszystkie niezbędne elementy potrzebne na dalszym etapie, czyli obsługę i rozliczanie rezerwacji. Podczas zakładania rezerwacji dodatkowo można określić elementy opcjonalne jak zadatek, karta meldunkowa czy faktura. Dla ułatwienie zarządzania rezerwacjami uwzględniono możliwość określania statusu rezerwacji wraz z funkcją ich rozliczania (zadatku i rezerwacji) oraz możliwością wydrukowania tzw. specyfikacji. System posiada możliwość wyszukiwania rezerwacji wg numeru, klienta, obiektu, daty przyjazdu i wyjazdu oraz statusu.
Kalendarz tzw. grafik, to zbiorcze zestawienie wszystkich obiektów, które w formie płaskiej prezentuje dostępność wraz z zaznaczonymi rezerwacjami.
Kalendarz zbiorczy można przeglądać w 2-ch wariantach
Dostępna jest także opcja generowania kalendarza 12-sto miesięcznego dla pojedynczego obiektu (tj. pokój, apartament, dom).
Raporty budowane są na podstawie utworzonych rezerwacji, podzielone są na dwie grupy:
Każda grupa posiada możliwość wygenerowania raportu w kilku wariantach okresowych. Możliwe jest wygenerowanie raportu zbiorczego, czyli obejmującego wszystkie obiekty oraz raportu dla indywidualnego obiektu. Zadaniem raportów jest agregowanie podstawowych danych o rezerwacjach, które mają być pomocne w obszarach związanych z bezpośrednią obsługą gości. Raporty generowane są w formie tabelarycznej z możliwością ich wydrukowania.
Korespondencja z klientami jest elementem powiązanym z rezerwacjami i umożliwia prowadzenie korespondencji z klientem związanej z jego rezerwacją. W skład tego elementu wchodzą 4 gotowe wiadomości, które można wysłać na adres e-mail klienta i są to:
System umożliwia wystawienie faktury dla odbiorcy wprowadzonego do bazy klientów. Możliwe jest powiązanie dokumentu z rezerwacją oraz wygenerowanie pliku faktury w formacie PDF. Moduł ten posiada także wyszukiwarkę wystawionych faktur, wyszukiwanie możliwe jest wg numeru, imienia, nazwiska, nazwy firmy, daty utworzenia/wystawienia/sprzedaży, terminu płatności, kwoty netto, kwoty brutto.
To oczywiście są gotowe elementy systemu - dostępne już teraz, a w planie mamy zwiększanie możliwości programu i ogólny rozwój systemu tak żeby był jeszcze bardziej użyteczny.
Jeżeli podczas użytkowania systemu będziesz miał jakiś pomysł na jego usprawnienie, to powiedz nam o tym, jesteśmy otwarci na wszelkie sugestie.
