Funkcjonalność systemu

W skład systemu wchodzą takie elementy jak

Użytkownicy
Obiekty
Cenniki
Klienci
Rezerwacje
Kalendarz tzw. grafik
Raporty
Korespondencja z klientami
Faktury

Użytkownicy

Użytkownicy są to osoby korzystające z systemu w ramach danego konta. Mogą oni zarządzać obiektami, cenami, klientami i rezerwacjami oraz korzystają z kalendarza i raportów. Dostęp do systemu może być możliwy nawet dla wielu użytkowników w ramach jednego konta. Możesz korzystać samodzielnie z systemu jak również razem z innymi osobami, które zostaną przez Ciebie do tego upoważnione.

Obiekty

Obiektami w systemie mogą być pokoje, apartamenty i domy, najprościej mówiąc to jest to co wynajmujesz. Obiekty są zatem niezbędne do założenia rezerwacji, a w dalszym etapie na ich podstawie budowany jest kalendarz oraz system raportowania.

Cenniki

Cenniki przyśpieszają proces rezerwacyjny dzięki użyciu zdefiniowanych wcześniej cen. Cenniki powiązane są z obiektami i wykorzystuje się je podczas zakładania rezerwacji. Dla każdego obiektu można zdefiniować kilka cenników w różnych wariantach cenowych. W systemie występuje kilka wersji cenników tzw. predefiniowane, natomiast użytkownik może uzupełnić je cenami, które będą później uwzględniane przy zakładaniu rezerwacji.

Klienci

Klient jest potrzebny do założenia rezerwacji, a w dalszym etapie na zarządzanie jego rezerwacjami oraz częściową personalizację procesu rezerwacyjnego. System posiada możliwość wyszukiwania wcześniej utworzonych klientów wraz z opcją ich modyfikacji.

Rezerwacje

Rezerwacje są jednym z kluczowych elementów systemu. Na ich podstawie jest tworzony kalendarz tzw. grafik i generowane są raporty. Proces rezerwacyjny został tak przygotowany aby zawierał wszystkie niezbędne elementy potrzebne na dalszym etapie, czyli obsługę i rozliczanie rezerwacji. Podczas zakładania rezerwacji dodatkowo można określić elementy opcjonalne jak zadatek, karta meldunkowa czy faktura. Dla ułatwienie zarządzania rezerwacjami uwzględniono możliwość określania statusu rezerwacji wraz z funkcją ich rozliczania (zadatku i rezerwacji) oraz możliwością wydrukowania tzw. specyfikacji. System posiada możliwość wyszukiwania rezerwacji wg numeru, klienta, obiektu, daty przyjazdu i wyjazdu oraz statusu.

Kalendarz tzw. grafik

Kalendarz tzw. grafik, to zbiorcze zestawienie wszystkich obiektów, które w formie płaskiej prezentuje dostępność wraz z zaznaczonymi rezerwacjami.

Kalendarz zbiorczy można przeglądać w 2-ch wariantach

  1. Aktualnym, czyli od aktualnego dnia.
  2. Miesięcznym, czyli pełnymi miesiącami.

Dostępna jest także opcja generowania kalendarza 12-sto miesięcznego dla pojedynczego obiektu (tj. pokój, apartament, dom).

Raporty

Raporty budowane są na podstawie utworzonych rezerwacji, podzielone są na dwie grupy:

  1. Raporty przyjazdów.
  2. Raporty wyjazdów.

Każda grupa posiada możliwość wygenerowania raportu w kilku wariantach okresowych. Możliwe jest wygenerowanie raportu zbiorczego, czyli obejmującego wszystkie obiekty oraz raportu dla indywidualnego obiektu. Zadaniem raportów jest agregowanie podstawowych danych o rezerwacjach, które mają być pomocne w obszarach związanych z bezpośrednią obsługą gości. Raporty generowane są w formie tabelarycznej z możliwością ich wydrukowania.

Korespondencja z klientami

Korespondencja z klientami jest elementem powiązanym z rezerwacjami i umożliwia prowadzenie korespondencji z klientem związanej z jego rezerwacją. W skład tego elementu wchodzą 4 gotowe wiadomości, które można wysłać na adres e-mail klienta i są to:

  1. Przyjęcie rezerwacji - to wiadomość informująca o przyjęciu rezerwacji i zawiera najważniejsze dane rezerwacji i ewentualnie kwotę wymaganego zadatku wraz z danymi do przelewu.
  2. Otrzymanie zadatku - to krótka wiadomości informująca o otrzymaniu zadatku wraz z jego kwotą.
  3. Skierowanie-Voucher - to wiadomość zawierająca dane rezerwacji, dane osoby rezerwującej, dane obiektu, rozliczenie i ewentualne uwagi, a więc informacje potrzebne w dniu zakwaterowania.
  4. Wiadomość ogólna - to wiadomość, której treść jest każdorazowo wpisywana przed jej wysłaniem.
W każdej wiadomości klient otrzymuje dostęp do panelu korespondencji rezerwacji, w którym z kolei może wysłać swoją wiadomość. Dzięki temu wszystkie wiadomości wysłane i odebrane są grupowane w tzw. wątek, który podczas przeglądania wyświetla całą korespondencję dotyczącą danej rezerwacji.

Faktury

System umożliwia wystawienie faktury dla odbiorcy wprowadzonego do bazy klientów. Możliwe jest powiązanie dokumentu z rezerwacją oraz wygenerowanie pliku faktury w formacie PDF. Moduł ten posiada także wyszukiwarkę wystawionych faktur, wyszukiwanie możliwe jest wg numeru, imienia, nazwiska, nazwy firmy, daty utworzenia/wystawienia/sprzedaży, terminu płatności, kwoty netto, kwoty brutto.

To oczywiście są gotowe elementy systemu - dostępne już teraz, a w planie mamy zwiększanie możliwości programu i ogólny rozwój systemu tak żeby był jeszcze bardziej użyteczny.

Jeżeli podczas użytkowania systemu będziesz miał jakiś pomysł na jego usprawnienie, to powiedz nam o tym, jesteśmy otwarci na wszelkie sugestie.