Blog

Czy decydować się na narzędzie online do zarządzania rezerwacjami?

23.01.2019 | System Umpelo

Przeanalizujmy taki oto scenariusz:
Zajmujemy się wynajmem krótkoterminowym powiedzmy kilku apartamentów i nasz kalendarz z rezerwacjami/dostępnością prowadzimy w wersji papierowej, np. wykorzystując kalendarz książkowy bądź tablicę korkową z poprzypinanymi kartkami w formie kalendarza.

I zastanówmy się nad takim oto pytaniem:
Czy chcielibyśmy zmienić prowadzenie dziennika z rezerwacjami z wersji papierowej na wersję elektroniczną, czyli używać do tego celu programu, a nie kartki i długopisu?

Standardowa odpowiedź na takie pytanie mogłaby brzmieć:
Nie potrzebujemy programu, ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni do naszego kalendarza książkowego lub tablicy korkowej, na której mamy wszystkie potrzebne informacje i dobrze się w tym orientujemy oraz pracujemy tak już od dłuższego czasu i nie stanowi to dla nas problemu.

Odpowiedź może być oczywiście inna, ale sens może być ten sam, czyli brak potrzeby korzystania z tego typu programu.

Takie podejście jest zupełnie normalne, ponieważ każdy z nas nie lubi zmian, których nie może zrozumieć od razu lub które są dla niego niejasne. Dodatkowo pojawia się obawa przed czymś zupełnie nowym i przed zmianą swoich nawyków. To jest zrozumiałe, ale w dalszej części chcielibyśmy zwrócić uwagę na drugą stronę tego aspektu, a mianowicie na korzyści których na pierwszy rzut oka nie widać lub ich nie dostrzegamy w danym momencie.

I oczywiście nie chodzi tutaj o wskazanie, że jest jakiś problem w stosowaniu kartki papieru, a bardziej o pokazanie innej perspektywy i wynikających z niej możliwości.

ok, skoro mamy już omówione obawy, na podstawie których łatwo podejmujemy decyzję o rezygnacji z program do obsługi rezerwacji, a co jeżeli przyjrzeć się korzyściom?

Zatem korzyści jakie możemy uzyskać z narzędzia online do zarządzania rezerwacjami to m.in.:

  1. Brak potrzeby instalowania programu na swoim komputerze.
  2. Dostęp do programu o dowolnej porze z dowolnego miejsca na świecie.
  3. Prowadzenie ewidencji klientów i rezerwacji w formie elektronicznej.
  4. Generowanie raportów.
  5. Tworzenie kalendarza dostępności (tzw. grafika).
  6. Prowadzenie korespondencji z klientami w formie elektronicznej.

Omówimy je teraz punkt po punkcie, aby jeszcze dokładniej wyjaśnić zalety korzystania z programu online do zarządzania rezerwacjami.

1. Brak potrzeby instalowania programu na swoim komputerze

Do korzystania z systemu Umpelo wystarczy komputer podłączony do Internetu z zainstalowaną przeglądarką internetową, która umożliwia wyświetlanie typowych stron www.

Korzyści:
Możemy zmienić komputer lub być w innym miejscu, w którym nie ma naszego komputera, ale jest np. inny komputer, z którego jesteśmy w stanie zalogować się do systemu Umpelo i uzyskać dostęp do swojego konta bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania. Oczywiście zakładamy, że komputer ten ma domyślnie już zainstalowane oprogramowanie do przeglądania stron www i jest podłączony do Internetu.

2. Dostęp do programu o dowolnej porze z dowolnego miejsca na świecie

System Umpelo to program, z którego korzystamy online. Możemy to robić o dowolnej porze będąc w dowolnym miejscu, w którym jest komputer podłączony do sieci www z zainstalowaną przeglądarką stron internetowych.

Korzyści:
Nie ograniczamy się, jeżeli chodzi o dostęp do naszych danych, np. gdy jesteśmy poza biurem, w którym jest nasz kalendarz bądź tablica korkowa, a my potrzebujemy pilnie sprawdzić jakąś informację. Posiadając dostęp do systemu Umpelo możemy korzystać z niego w biurze oraz poza biurem, rano i wieczorem, w poniedziałek czy w niedzielę – to nie ma znaczenia, jesteś prawie zawsze online.

3. Prowadzenie ewidencji klientów i rezerwacji w formie elektronicznej

Dane klientów i rezerwacji zapisane w formie elektronicznej pozwalają na ich wykorzystanie w wielu obszarach w sposób automatyczny, możemy np.

  • Wyszukiwać klientów bądź rezerwacje oraz przeglądać te informacje jak również modyfikować dane.
  • Sprawdzać jakie są przyjazdy bądź wyjazdy w ciągu np. najbliższego tygodnia.
  • Generować kalendarz dostępności tzw. grafik.
  • Prowadzić korespondencję z klientami w wersji elektronicznej.

Korzyści:
Raz wprowadzone do systemu dane są wykorzystywane w wielu miejscach bez konieczności powtarzania ich zapisu.

Przykład:
Jeżeli założymy klienta i utworzymy na niego rezerwację, to dla kolejnej rezerwacji tego samego klienta możemy skorzystać z wcześniej zapisanych danych i utworzyć na niego nową rezerwację. Takie rozwiązanie dodatkowo tworzy historię rezerwacyjną klienta, pokazującą wszystkie jego rezerwacje.

4. Generowanie raportów

Powyżej pisaliśmy o korzyściach z prowadzenia ewidencji klientów i rezerwacji w formie elektronicznej i to założenie pozwala na generowanie raportów na bazie wprowadzonych do systemu informacji.
Wykorzystując terminy rezerwacji generowane są raporty przyjazdów i wyjazdów, które tworzą raport z najważniejszymi informacji o kliencie, rezerwacji i przyjeździe/wyjeździe możliwy do wyświetlenie na ekranie monitora i wydrukowania.

Korzyści:
Nie musimy spisywać wszystkich rezerwacji na kartce papieru z podziałem kiedy jest przyjazd a kiedy wyjazd, tym zajmuje się system, my wprowadzamy do niego rezerwacje i po prostu generujemy raport, który wykonuje to zestawienie.

5. Tworzenie kalendarza dostępności (tzw. grafika)

Powyżej pisaliśmy o korzyściach z prowadzenia ewidencji klientów i rezerwacji w formie elektronicznej i to założenie pozwala na tworzenie kalendarza dostępności tzw. grafika na bazie wprowadzonych do systemu informacji.
Wykorzystując dane z rezerwacji tworzony jest kalendarz dostępności (tzw. grafik), który można przeglądać w 2-ch wariantach. Jako zestawienie wszystkich obiektów oraz w formie kalendarza rocznego dla każdego obiektu indywidualnie. Zestawienie to pozwala na pokazanie zajętości obiektów, czyli ich obłożenia w czasie.

Korzyści:
Nie musimy nanosić każdej rezerwacji w papierowym kalendarzu, a w przypadku jej anulowania do robienia przekreśleń czy stosowania naklejek. Za każdym razem gdy uruchamiamy kalendarz kreator pobiera aktualne dane z systemu i tworzy nasz aktualny grafik, w którym są pokazywane aktualne informacje dotyczące obłożenia naszych obiektów.

6. Prowadzenie korespondencji z klientami w formie elektronicznej

Ta funkcjonalność pozwala zastosować system Umpelo do pisania wiadomości elektronicznych z klientami w dwóch kierunkach. Możemy wysłać do klienta wiadomość oraz uzyskać od niego odpowiedź. Wiadomości zapisywane są w tzw. wątki i są powiązane z daną rezerwacją.

Korzyści:
Wiadomości automatycznie są przypisywane do rezerwacji, których dotyczą więc nie potrzeba przeglądać swojej skrzynki w poszukiwaniu wiadomości dotyczących tej konkretnej rezerwacji. W systemie Umpelo wybieramy rezerwację i przechodzimy do pokazania korespondencji z klientem.
Dodatkowo jeżeli obsługą rezerwacji zajmuje się więcej niż 1 osoba, to wiadomości wysyłane w sposób tradycyjny z indywidualnych skrzynek pocztowych tych osób będą trudniej dostępne, ponieważ każda z tych osób ma oddzielną skrzynkę pocztową.
W systemie Umpelo jeżeli obsługą rezerwacji zajmują się powiedzmy 2 osoby, to każda wiadomość wysłana przez jakąkolwiek z nich będzie powiązana z rezerwacją i tym samym pokazywana w wątku zbiorczym wszystkich wiadomości.
To może być pomocne w bardzo wielu sytuacjach.

Podsumowanie:

W sytuacji kiedy na pierwszy rzut oka nie widzimy sensu ze stosowania programu online do zarządzania naszymi rezerwacjami to może warto zapoznać się z korzyściami jakie otrzymujemy z takiego narzędzia, bo mogą się one okazać bardzo przydatne w codziennej pracy, przez co sam program może być dużo bardziej wartościowy niż się nam wydawało.

Na koniec podsumujmy jakie korzyści dostarcza system Umpelo:

  1. Brak potrzeby instalowania programu na swoim komputerze.
  2. Dostęp do programu o dowolnej porze z dowolnego miejsca na świecie.
  3. Prowadzenie ewidencji klientów i rezerwacji w formie elektronicznej.
  4. Generowanie raportów.
  5. Tworzenie kalendarza dostępności (tzw. grafika).
  6. Prowadzenie korespondencji z klientami w formie elektronicznej.

Jeżeli nie masz konta w naszym systemie, możesz za darmo i bez żadnych zobowiązań przetestować system i sprawdzić czy będzie on odpowiedni dla profilu Twojej działalności. Po założeniu konta otrzymasz bezpłatny okres testowy (jego długość jest określona w cenniku), w czasie którego zapoznasz się z programem i spokojnie podejmiesz decyzję o dalszym korzystaniu z systemu. W okresie testowym program jest w pełni funkcjonalny.

Załóż konto